Zarządzanie

Logistyczna inżynieria genetyczna

7 sierpnia 2020

Ostatnie zawirowania związane z epidemią zaburzyły łańcuchy dostaw unaoczniając, jak łatwo jedni mogą stracić wszystkie zlecenia, a inni mogą zostać zaskoczeni nagłym, przekraczającym zdolności operacyjne wzrostem. W takiej sytuacji warto zadbać o właściwą terapię genową naszego łańcucha dostaw w celu wytworzenia jego backupu, swoistego planu awaryjnego na wypadek sytuacji i zdarzeń kryzysowych.

Zastanówmy się, czy możemy jeszcze dodatkowo zastosować logistyczną inżynierię genetyczną, żeby to, co robimy na co dzień, jako logistycy, było lepsze, wydajniejsze i byśmy mogli się szybciej adaptować do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości i potrzeb rynku.

Gen cyfrowości

W środowisku logistycznym nadal funkcjonuje wiele firm, w których komunikacja tradycyjna stanowi podstawę działania. Magazyny, w których dyspozycje wydania i przyjęcia w WMS (ang. Warehouse Management Software) są wciąż wykonywane na podstawie papierowych formularzy, dla wielu firm w Polsce i na świecie to nadal codzienność. Podobnie wygląda wymiana informacji pomiędzy operatorem logistycznym i jego klientami: pliki wysyłane mailem czy wrzucane na FTP, importowania danych do WMS z predefiniowanych formatek albo ręczne wprowadzanie dyspozycji – to wszystko wciąż możemy spotkać u wielu operatorów 3PL, centrach logistycznych importerów czy też producentów.

Podobną sytuację napotykamy w wielu firmach spedycyjnych. Choć większość z nich korzysta z mniej lub bardziej zaawansowanych systemów TMS (ang. Transportation Management System), to jednak wiele dyspozycji i ustaleń czynionych jest droga telefoniczną czy mailową, a miejsce na mapie, w jakim w danej chwili znajduje się organizowany transport, w wielu przypadkach nadal ustala się wykonując telefon do kierowcy.

Taka a nie inna struktura zarządzania danymi co prawda działa, ale obarczona jest wieloma czynnikami zwiększającymi ryzyko błędów oraz podnoszącymi koszt operacji. W obsługę procesów – czy to magazynowych, czy to transportowych – zaangażowana jest armia ludzi, którzy wykonują czynności zbędne z punktu widzenia celu działania. Celem w tym wypadku jest przyjęcie dostawy, wydanie towaru z magazynu, przewiezienie towaru z punktu A do punktu B. Osoby niezbędne do osiągnięcia tego celu, to w praktyce kierowcy i magazynierzy, a cała otoczka administracyjna to w dużej mierze pochodna niemożności zarządzania danymi w nowoczesny sposób.

Rozwój i wdrożenie w życie cyfrowego genotypu w organizacji zajmującej się logistyką w dzisiejszych czasach, to już nie tylko chęć bycia nowoczesnym. Dziś to już biznesowa konieczność. Ostatnie wydarzenia związane z załamaniem wielu łańcuchów dostaw, bezlitośnie obnażyły słabość organizacji opartych w dużej mierze o tradycyjne metody przekazywania danych. W chwili, gdy okazało się, że w wielu miejscach zaczęły obowiązywać ograniczenia w poruszaniu się, kwarantanna, rekomendacje pracy zdalnej – firmy oparte o centra administracyjne grupujące ludzi przy biurkach nagle straciły wiele ze swej efektywności i zdolności operacyjnych. Okazało się, że w wielu firmach nie ma laptopów dla pracowników, nie ma oprogramowania niezbędnego dla dostępu do systemów firmowych z domu VPN (ang. Virtual Private Network). W konsekwencji wiele procesów, gdzie to człowiek był głównym ogniwem wymiany informacji pomiędzy różnymi systemami, po prostu przestało działać.

Rozwiązania cyfrowe to nie tylko lepsza jakość komunikacji pomiędzy poszczególnymi ogniwami łańcucha dostaw dzięki szybszym i bezbłędnym protokołom wymiany danych. To także większe bezpieczeństwo i odporność na sytuacje losowe, które wprowadzają zakłócenia w ustalonych procesach. Jednocześnie cyfrowa ewolucja pozwala firmom na wykorzystanie doświadczonych pracowników administracyjnych do tego, czego maszyny i systemy na dziś nie potrafią: rozwiązywania sytuacji kryzysowych, znajdowania alternatywnych tras i procesów, perfekcyjnej obsługi klienta za pomocą nowoczesnych kanałów komunikacji (chat, tele- i wideokonferencje).

Nowoczesne rozwiązania cyfrowe usuwają jeszcze jedną barierę, czyniąc biznes logistyczny łatwiejszym i mniej narażonym na błędy i nieporozumienia. Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z komunikacją ludzi posługujących się różnymi językami, występuje mniej lub bardziej uciążliwa bariera językowa. Wystarczy sobie przypomnieć, kiedy ostatnio ktoś z Was próbował swojemu zagranicznemu kontrahentowi przeliterować swój adres e-mail, złożony z polskiego imienia i nazwiska. Bariera ta występuje zarówno w kontaktach werbalnych, jak w korespondencji. Co prawda język angielski jest dość powszechny, ale nie da się ukryć, że nie każdy w logistyce jest w nim biegły i okazji do nieporozumień i przekłamań jest wiele.

Dobrze wdrożone rozwiązania cyfrowe barierę tę usuwają, ponieważ systemy informatyczne porozumiewają się ze sobą ciągiem zer i jedynek. Tylko na etapie wdrożenia wymagane jest stworzenie odpowiednich słowników i tabel konwersji, żeby sztuka, tona i metr w Chinach oznaczały dokładnie to samo, co w Polsce.

Gen „Instant”

Gen natychmiastowości – ściśle powiązany z genem cyfrowości – to odpowiedź na nowe wymagania, jakie stawia logistycznemu organizmowi gospodarcza rzeczywistość. Nie jest to tylko kwestią potrzeby błyskawicznego dostępu do informacji, ale także ciągłości tego dostępu. Czy mówimy tutaj o śledzeniu w czasie rzeczywistym trasy kontenera morskiego i zawartego w nim ładunku, czy też o informacji o statusie realizacji poszczególnych zamówień w centrum logistycznym – współczesny odbiorca oczekuje tej informacji na „tu i teraz”.

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym to nie tylko realizacja oczekiwań poszczególnych graczy na logistycznej planszy. Coraz częściej jest to realizacja oczekiwań końcowego odbiorcy – konsumenta. Czy mamy tutaj do czynienia z zakupami w sklepie internetowym, czy z transportem samochodu z fabryki w Japonii do nabywcy w Polsce – oczekiwanie jest podobne: jako konsument chcę wiedzieć, co się dzieje z moimi zakupami i kiedy mogę się ich spodziewać.

Dane „Instant” to także znaczące zwiększenie bezpieczeństwa operacji. Dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o jakichkolwiek nieprzewidzianych zdarzeniach w procesie, pozwala na o wiele lepszą i szybszą reakcję. Natychmiastowa informacja o wysyłce towaru z danego portu lub lotniska daje szanse na przekierowanie transportów, które jeszcze do nich nie dotarły na inny szlak transportowy. Informacje bieżące o opóźnieniach czy problemach w realizacji zamówień przez operatora 3PL pozwalają na szybką, uprzedzającą komunikację do konsumentów.

Błyskawiczny obieg informacji cyfrowej to zespół cech niezbędnych do życia w obecnym i przyszłym świecie logistyki dla każdego „organizmu”, który chce w nim przetrwać i rozwijać się. Co więcej, w kontaktach z coraz większą liczbą partnerów – odbiorców przemysłowych i handlowych – warunek dostępności do informacji w czasie rzeczywistym staje się warunkiem koniecznym. W oparciu o odległość i spodziewany czas przybycia ETA (ang. Expected Time of Arrival) sieci handlowe już dziś tworzą kalendarze promocyjne i każde zawirowanie w łańcuchu dostaw na te kalendarze wpływa, co tym bardziej podnosi wagę dostępu do informacji w czasie rzeczywistym. Podobnie działają firmy produkcyjne. Od tego czy dostawa przyjedzie na czas, czy też będzie opóźniona, zależeć mogą w firmie zarówno plany urlopowe, jak i przeglądy maszyn czy też modernizacje. Im później dotrze do naszego kontrahenta informacja o zmianach w harmonogramie dostaw, tym trudniej będzie mu zareagować i tym mniej wiarygodnym partnerem będziemy dla niego w przyszłości.

Gen elastyczności

O tym, jak zmienia się rzeczywistość gospodarcza, dawno już przekonały się firmy produkcyjne i handlowe, które przystosowały się do szybko zmieniających się mód i błyskawicznego reagowania na potrzeby konsumentów, a także kreowania tych potrzeb. W wielu branżach cykl życia produktu jest krótszy niż jego cykl produkcyjny i logistyczny. W praktyce oznacza to, że od fabryki do sklepów dany towar jedzie tylko raz, a kolejne dostawy to już kolejne modele i wzory. Tego typu produkty wymagają od ich twórców, producentów, logistyków i sprzedawców umiejętności szybkiego wprowadzania i dzielenia się danymi o produkcie, a także obsługi coraz większej ilości danych (każdy nowy SKU to zestaw nowych danych logistycznych i handlowych). Logistycy – zwłaszcza ci zapewniający usługi magazynowania i konfekcjonowania – muszą wykazać się elastycznym podejściem zarówno w zakresie obsługiwania o wiele większej ilości SKU, jak in w zakresie pojemności i wydajności posiadanych systemów WMS. Przy produktach, których cykl życia wynosił 2–3 lata, w magazynie mogliśmy mieć końcówki produktów z modelu poprzedniego, kończące się powoli zatowarowanie modelem bieżącym i wchodzące właśnie dostawy nowego modelu. W przypadku produktów, których cykl życia wynosi 1–2 kwartały – w magazynie może nam się skumulować nagle 5, 6 produktów będących swoimi kolejnymi odpowiednikami. Jedną z implikacji wywołanych przez krótki cykl życia produktów i ich większej dywersyfikacji jest także zmniejszenie wolumenów dostaw per SKU. To z kolei wymusza na firmach transportowych i świadczących usługi logistyki pośredniej elastyczne podejście do konsolidacji ładunków jak najlepszej optymalizacji kosztów transportu.

Gen konkurencyjności

Mówiąc o konkurencyjności w logistyce, zwykle mamy na myśli konkurencję pomiędzy jedną wyspecjalizowaną firmą transportową a drugą, czy też pomiędzy jednym a drugim operatorem logistycznym typu 3PL. Realia rynkowe są jednak takie, że logistycy muszą się liczyć także z konkurencją spoza ligi, w której grają na co dzień. Najbardziej trend ten jest widoczny w obszarze składowania i kompletacji. Wiele firm produkcyjnych i handlowych, w wyniku procesu optymalizacji zarządzania zapasami magazynowymi, odkryło w ramach swych organizacji zarówno wolne zasoby magazynowe (wolne powierzchnie), jak i operacyjne (pracownicy i infrastruktura). Firmy te coraz śmielej wychodzą na rynek, oferując miejsca magazynowe oraz usługi pick&pack po bardzo konkurencyjnych stawkach. Usługi logistyczne nie stanowią dla nich core business, więc niejednokrotnie oferowane przez nich stawki są porównywalne, a nawet niższe od tych, jakie oferują „zawodowi” operatorzy 3PL. Co więcej, często firmy te – ze względu na profil swej działalności – mają już zaawansowane rozwiązania informatyczne, pozwalające na szybkie wdrożenie nowych projektów logistycznych. Firma handlowa, która prowadzi własny biznes e-commerce i ma wolne zasoby, będzie w stanie przyjąć na pokład i uruchomić obsługę zewnętrznego klienta często o wiele szybciej i w sposób bardziej kompleksowy niż tradycyjny operator logistyczny, którego dzisiejszy biznes opiera się o obrót pełnopaletowy, a który chciałby wejść na rynek usług dedykowanych e-handlowi.

Gen współpracy

Na pozór i w ujęciu tradycyjnym gen współpracy stoi w sprzeczności z genem konkurencyjności, jednak jest to sprzeczność umowna i prawdziwa jedynie wtedy, kiedy stawiamy przeciw sobie graczy, którzy grają w tę samą grę na tym samym boisku. W przypadku dwóch firm specjalizujących się w transporcie mrożonych produktów spożywczych z fabryk do sieci handlowych o współpracę trudno, choć i tak czasem podmiot, który wygrał przetarg, proponuje przegranemu współpracę w roli podwykonawcy. Jednak przy dużej różnorodności działań i częściowo rozłącznym kręgu odbiorców, warto nawiązywać współpracę i ustalać zasady realizacji i rozliczania zadań logistycznych w celu sprawnego obsługiwania wszelkich sezonowych wzrostów, czy też w ramach budowania polityki ciągłości działania firmy.

Tworzenie backup’u

Ostatnie zawirowania związane z epidemią, zaburzeniem łańcucha dostaw, nagłymi wzrostami obrotów w jednych kategoriach produktowych, a całkowitym ich wygaszeniem w innych unaoczniły, jak łatwo z dnia na dzień stracić wszystkie zlecenia z jednej strony, a z drugiej – jak nagle można zostać zaskoczonym ich wzrostem przekraczającym zdolności operacyjne danej firmy logistycznej. Te właśnie okoliczności to świetny moment do zbudowania relacji z potencjalnymi partnerami logistycznymi. Część firm ma obecnie wolne miejsca magazynowe i niewykorzystane zasoby, i rozpaczliwie poszukują zleceń. Inne firmy z kolei zasypane zleceniami „zakorkowują się”, generując opóźnienia w dostawach często kluczowych obecnie produktów. Podzielenie się tym „urodzajem” pozwoli jednym przetrwać, a innym utrzymać efektywną zdolność operacyjną i dotrzymywać terminów. Co więcej – budowanie zrębów takiej współpracy to także świetne zabezpieczenie na okoliczność zdarzeń nieprzewidzianych, ale jak najbardziej możliwych. W magazynie ze 100-osobową załogą dwa czy trzy przypadki zakażenia wirusem mogą wyłączyć na kilka dni (skrajnie nawet na dwa tygodnie) całe centrum logistyczne. W takiej sytuacji część kluczowych zadań może czasowo przejąć taki właśni partner, stanowiący backup dla naszego funkcjonowania, a któremu nasza wola współpracy umożliwia przetrwanie obecnego kryzysu.

Artykuł ukazał się w nr 2(12) kwiecień – maj 2020 czasopisma „Logistics Manager”