Każdego roku na całym świecie marnuje się jedna trzecia wyprodukowanej żywności. W walkę z tym problemem zaangażowały się dwie organizacje: Polska Federacja Banków Żywności i GS1 Polska.
Ilość odbiorów żywności, jaki i samych punktów odbioru w Bankach Żywności systematycznie wzrasta. Tym samym coraz bardziej istotna staje się efektywność procesu ewidencji i monitorowanie zgodności danych po stronie darczyńcy i odbiorcy. Przekazywanie i odbiory darowizn żywności ze sklepów objęte są obowiązkiem ich ewidencji przez obydwie strony. Dla Banków Żywności, które w 2019 r. realizowały przyjęcia darowizn z ponad 1000 sklepów w całej Polsce, wiązało się to z ręcznym wprowadzaniem do informatycznego systemu magazynowego danych o wadze i wartości każdego pojedynczego przekazania żywności. W skali 1000 sklepów i codziennych odbiorów wynosi to ok. 230 000 dokumentów rocznie! Współpraca z 8 sieciami handlowymi oraz perspektywa rozwoju z nowymi partnerami zobligowanymi wejściem w życie ustawy o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności, może spowodować, że proces ewidencji stanie się jeszcze bardziej czasochłonny i kosztowny. Konieczność optymalizacji procesu przekazywania darowizn zauważają także sieci handlowe:
„Sieć Auchan od lat wspiera organizacje pożytku publicznego, m.in. Banki Żywności. Przyłączenie się do projektu automatyzacji przekazywania darowizn spożywczych było więc rzeczą oczywistą niosącą obustronne korzyści. Udział w projekcie to także odpowiedź na potrzebę naszych pracowników chcących przeciwdziałać skutkom marnowania żywności, promowanie działań odgraniczających marnotrawstwo oraz wpływ na poprawę sytuacji najuboższy. Warto wspomnieć również o korzyściach w wymiarze finansowym, np. ograniczeniu kosztów utylizacji odpadów, czy zminimalizowaniu kar finansowych wynikających z nowej ustawy” – ocenia Wioletta Grydziuszko, Specjalista ds. aplikacji Auchan Polska.
Współpraca między GS1 Polska a Bankami Żywności miała m.in. na celu optymalizację procesów logistycznych, w tym:
- Usprawnienie przepływu danych o darowiznach na cele społeczne
- Skrócenie czasu przyjęcia i wydań darowizn
- Eliminację papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznej wersji
„Ze względu na krótką datę przydatności do spożycia produkty muszą być szybko wydane przez sieć, fizycznie przyjęte do magazynu Banku Żywności, zaewidencjonowane w systemie oraz finalnie w efektywny sposób rozdysponowane wśród potrzebujących. Wdrożenie rozwiązania opartego na standardach GS1 pozwoliło zoptymalizować proces obsługi darowizn, zwłaszcza w obszarze sprawnej i skutecznej wymiany wiarygodnych informacji między darczyńcą (siecią) a Bankami Żywności (dokumenty elektroniczne w postaci cyfrowych plików przekazywane są przez EPCIS – z ang. Electronic Product Code Information Services – zbiór standardów, który umożliwia budowę serwisu informacyjnego w Internecie zapewniającego udostępnianie informacji o zdarzeniach dotyczących ruchu towarów i ładunków, ich zgrupowań, ilości, dat). Idąc dalej, wprowadzenie rekomendowanych zmian zapewnia nie tylko zgodność danych, ale także bezpieczeństwo podatkowe (księgowanie na potrzeby zwolnienia darowizn żywności z podatku VAT), stanowi też bazę dla tworzenia raportów wymaganych ustawą” – komentuje Hanna Walczak z GS1 Polska.
W efekcie uczestniczący w pilotażu Wielkopolski Bank Żywności zaczął funkcjonować znacznie szybciej, a darczyńcy otrzymują wiarygodne dane dotyczące przekazanych produktów.
„W naszej codziennej pracy – przy małym składzie osobowym – każde udoskonalenie procesu jest bardzo istotne. Dzięki niemu możemy przekazać więcej żywności w krótszym czasie większej liczbie organizacji, a co za tym idzie – osób potrzebujących. Mamy świadomość, że wdrożenie całości zaleceń to proces, który potrwa, ale zgodnie z jego założeniami staramy się rozwijać technologicznie i wdrażać rozwiązania etapowo. Sektor NGO chce działać profesjonalnie. Bez wsparcia GS1 Polska wraz z Siecią Badawczą Łukasiewicz – Instytutem Logistyki i Magazynowania nie byłoby to możliwe” – podsumowuje Katarzyna Bielawska, Dyrektor Wielkopolskiego Banku Żywności.
Więcej informacji na temat projektu znajduje się tu: https://www.gs1pl.org/zapobiegac-marnotrawstwu/file
