Benchamrking gwarancj膮 na przewidywalno艣膰 biznesu. Od kilku lat w logistyce zar贸wno kontraktowej, jak i klasycznej bardzo modnym s艂owem sta艂a si臋 optymalizacja. C贸偶, na optymalizacji si臋 zarabia. Tym samym praca nad redukcj膮 koszt贸w jest kluczowa do zwi臋kszenia dochod贸w przedsi臋biorstwa.
Zwi臋kszaj膮ca si臋 popularno艣膰 przetarg贸w i r贸偶nego rodzaju por贸wna艅, swoistych punkt贸w odniesienia w omawianiu sytuacji rynkowej 鈥 to definicja benchmarkingu i okre艣lenie celu jego istnienia w naszej przestrzeni zawodowej. Jest to bardzo istotna dziedzina, kt贸ra pozwala regularnie planowa膰 wydatki i nad nimi panowa膰 鈥 w uj臋ciu tygodniowym, rocznym lub nawet dekadowym w przypadku najwi臋kszych przetarg贸w.
Profity zagro偶e艅
Organizowanie przetarg贸w ma wiele plus贸w, jednak w parze z nimi id膮 zagro偶enia oraz minusy. Te postaram si臋 om贸wi膰.
Podstawowymi profitem wynikaj膮cym z przetargu na zapotrzebowanie us艂ug jest niew膮tpliwie dost臋p do danych por贸wnawczych. Zanim jednak do niego dojdziemy, niezmiernie wa偶nym etapem jest proces przygotowania RFI (z ang. request for information), kt贸ry wst臋pnie wy艂oni nam pretendent贸w do faktycznego kwotowania, potwierdzaj膮c tym samym ich zdolno艣ci operacyjne. Im wi臋cej pyta艅 zadamy w RFI oraz im wi臋cej odpowiedzi udzielimy w zaproszeniu 鈥 opisuj膮c overall businessu 鈥 tym sprawniej p贸jdzie nam selekcja podwykonawc贸w. Celnie zadane pytania na wst臋pie wyeliminuj膮 nam nierzetelnych podwykonawc贸w.
Po sprawnej selekcji poprzez RFI, kolejnym wa偶nym aspektem jest odpowiednio zbudowany proces wyceny. Mo偶emy go przygotowa膰 pod faktyczne zmiany lub jako skal臋 por贸wnawcz膮 (benchmarking) w celu negocjacji z aktualnymi dostawcami us艂ug. Na tym etapie otrzymamy najwa偶niejsze dane, niezb臋dne nam do zamkni臋cia poprawnego procesu przetargowego i uzyskania stosownych profit贸w. Dostarczenie potencjalnym podwykonawcom jak najwi臋kszej ilo艣ci danych w postaci destynacji, wolumen贸w, typu us艂ugi/towaru czy nawet target rate’u jaki oczekujemy, zadzia艂a jak d艂uto rze藕biarza 鈥 klaruj膮c wydatki na nasz biznes na kolejne okresy. Dynamik臋 zmian jeste艣my r贸wnie偶 w stanie obserwowa膰 poprzez okre艣lanie czasu trwania umowy oraz cz臋stotliwo艣膰 og艂aszania kolejnych przetarg贸w. T膮 dynamik膮 mo偶emy sterowa膰 w dogodny dla nas spos贸b, jednak niesie to za sob膮 zar贸wno korzy艣ci, jak i pewne nieuniknione ryzyko spowodowane wieloma czynnikami kszta艂tuj膮cymi cen臋 us艂ugi.
Odpowiedni dob贸r podwykonawc贸w
Jednym z najwi臋kszych zagro偶e艅 w przypadku roszady podwykonawc贸w jest bardzo powszechna w艣r贸d dostawc贸w praktyka, w postaci wirtualnego dostarczania cen nieadekwatnych do sytuacji rynkowej. Cz臋sto taki podwykonawca nie jest w stanie dostarczy膰 kwotowanego przez siebie zapotrzebowania, co potrafi skutecznie obr贸ci膰 w py艂 ca艂e za艂o偶enie i cel przetargu oraz konieczno艣膰 jego ponownej organizacji, je艣li nie w ca艂o艣ci to jego finalnej cz臋艣ci. Stawiaj膮c nas tym samym w niepisanej pozycji przegranego oraz os艂abiaj膮c nasz膮 pozycj臋 negocjacyjn膮.
W tym momencie mo偶na przytoczy膰 przys艂owie 鈥瀓ak sobie po艣cielesz, tak si臋 wy艣pisz鈥 i t膮 tez膮 udowodni膰 warto艣膰 poprawnej organizacji etapu 鈥0鈥, czyli RFI. Zagro偶enia wynikaj膮ce z powy偶szego mo偶emy r贸wnie偶 minimalizowa膰 i nad nimi panowa膰 poprzez rozbijanie przetargu na kilka rund. Pozwoli nam to w spos贸b maksymalny szlifowa膰 finaln膮 ofert臋 pomi臋dzy rundami, zbieraj膮c bardzo dok艂adne dane poprzez spotkania z oferentami lub dostarczanie dokumentacji. Chodzi o precyzyjn膮 weryfikacj臋 podmiot贸w bior膮cych udzia艂 w poszczeg贸lnych rundach ofertowania.
Zapewnienie ci膮g艂o艣ci 艂a艅cucha dostaw
Kolejnym bardzo istotnym elementem jest finalizacja ustale艅 w formie pisemnej, spisanej odpowiednim kontraktem oraz NDA (ang. non-disclosure agreement). Jest to solidna ochrona przed nierzetelnymi podwykonawcami, kt贸ra zapewnia ci膮g艂o艣膰 艂a艅cucha dostaw nawet w przypadku realizacji przez inne firmy, bez ponoszenia dodatkowych koszt贸w.
W celu minimalizacji ryzyka niepowodzenia, wa偶ne w procesie przetargu jest unikanie monopolizacji naszego biznesu, czyli d膮偶eniem powinno by膰 zamykanie i podpisywanie kontraktu z wi臋cej ni偶 trzema podwykonawcami (oczywi艣cie zale偶ne jest to od dynamiki 鈥 okresu mi臋dzy przetargami, wielko艣ci tenderu (przetargu) oraz kwotowanej us艂ugi). Wsp贸艂praca z wi臋cej ni偶 jednym podmiotem daje nam szereg korzy艣ci takich jak likwidacja zagro偶enia wynikaj膮cego z obs艂ugi przez jeden podmiot, tym samym ca艂kowitego uzale偶nienia, brak ryzyka zmowy cenowej czy serwisowej czy te偶 mo偶liwo艣膰 balansowania przydzielonym wolumenem po艣r贸d zaufanych podwykonawc贸w po wszystkich etapach selekcji. Taka praktyka pozwala nam utrzyma膰 nasz biznes na przys艂owiowej gospodarczej smyczy oraz w pe艂ni kontrolowa膰 przep艂yw wolumenu.
Na rynku jest obecnie kilka firm oferuj膮cych profesjonalne doradztwo w procesie przetargowym, kontrol臋 nad wolumenem 鈥 pocz膮wszy od rozpisania RFI na finalnych rozmowach ko艅cz膮c. Warto rozwa偶y膰 pomoc i doradztwo specjalisty na tym trudnym etapie, gdy偶 zar贸wno dystrybucja zapytania, jak i p贸藕niej jego analiza, wi膮偶e si臋 z posiadaniem twardej, sprofilowanej bazy lead贸w. Poprzez odpowiedni wewn臋trzny proces mo偶na tak偶e zbudowa膰 tak膮 baz臋 pracuj膮c na danych historycznych. Wi膮偶e si臋 to jednak z pe艂noetatowym zaanga偶owaniem naszego personelu oraz du偶膮 rang膮 procesu przetargowego w hierarchii wa偶no艣ci, kt贸rego powodzenie jest bardzo istotnym elementem p艂ynno艣ci naszego 艂a艅cucha dostaw 鈥 a razem z p艂ynno艣ci膮, automatycznie generowane s膮 oszcz臋dno艣ci.
Podsumowanie
Stosowanie powy偶szych wskaz贸wek, odpowiedni dob贸r podwykonawc贸w oraz baczna kontrola procesu daj膮 niemal gwarancj臋 przewidywalno艣ci biznesu na kolejne okresy. Za przewidywalno艣ci膮 idzie pe艂na kontrola, a kontrola umo偶liwia prac臋 nad bud偶etem czy to w kwestii optymalizacji finansowej, czy podwy偶szenia jako艣ci dostarczanych us艂ug lub towar贸w.
Autor artyku艂u: Tadeusz Czarnecki, Key Account Manager, InstaFreight GmbH
Artyku艂 ukaza艂 si臋 w wydaniu nr 1/2020 (luty-marzec) 鈥淟ogistics Manager鈥. Wi臋cej o czasopi艣mie聽TUTAJ
